IMPORTANT : UQAM GAMING (UG) N’A PAS UNE STRUCTURE ORTHODOXE COMPARÉ AUX AUTRES CLUBS ÉTUDIANTS.
EN EFFET, NOTRE STRUCTURE EST LE PLUS DÉCENTRALISÉE POSSIBLE POUR PERMETTRE AUX ÉTUDIANT.E.S DE S’IMPLIQUER DANS CE QUI LEUR TENTENT LE PLUS, SANS SOUCIS ADMINISTRATIF, NI HIÉRARCHIE RIGIDE.
Fonctionnement global
UQAM Gaming est un groupe étudiant doté d’une structure décentralisée, afin de faciliter l’organisation d’activités sociales, culturelles et pédagogiques sans toujours mettre la pression sur les mêmes membres.
Ceci permet aussi aux étudiantes et aux étudiants qui ne sont intéressés que par un aspect du club de s’impliquer directement dans cet aspect.
UQAM Gaming est composé :
- d’Assemblées générales
- du Conseil Administratif (CA)
- des GANDALF
- de comités de coordination
Les assemblées générales
L’instance suprême du groupe, les membres qui se présentent aux assemblées générales pourront s’exprimer sur tout sujet ou enjeu et formuler des résolutions. Généralement, le budget annuel est décidé et les membres du CA sont élus durant les assemblées générales.
Les assemblées générales seront annoncées sur tous les réseaux sociaux, où seront indiqués la date, l'heure et le lieu de la rencontre. Tous les membres d'UQAM Gaming peuvent y participer. Les modalités de chaque assemblée générale seront communiqués avec chaque annonce.
Pour avoir des informations sur le statut, les règlements ou le code de procédure d'UQAM Gaming et de ses assemblées générales, contactez l'un des membres du CA sur discord.
Le conseil d'administration
Le CA est responsable de chapeauter l’administration générale de l’association, sans directement « mettre les mains à la pâte. » Le CA assigne les budgets aux projets décidés par les membres, convoque les assemblées générales, offre du support technique, logistique et bureaucratique aux comités qui en ont besoin et maintient à jour la liste des membres actifs de l’association.
Le conseil d’administration est composé de 5 membres : le/la responsable de la coordination, le/la trésorier(ère), le/la responsable aux communications, le/la secrétaire et le/la agent(e) de liaison.
Le Gandalf
Le Groupe Agrandi Non-élu Des Activités Ludiques et Fantastiques (GANDALF) (oui, nous nous trouvons drôles) est la structure principale d’UQAM Gaming. Les GANDALF sont des rencontres durant lesquelles les membres actifs organisent les activités d’UQAM Gaming. C'est une sorte de mini-assemblée générale informelle durant laquelle les membres actifs d’UQAM Gaming décident des activités qu’ils souhaitent organiser pour le groupe.
Un membre actif qui souhaite organiser des 5@8, par exemple, proposera son idée au GANDALF et, advenant que les membres au GANDALF votent en faveur et approuvent l’initiative, ce membre aura la charge d’organiser l’activité et devra rendre des comptes aux GANDALF.
Le GANDALF peut décider démocratiquement quelles activités effectuer, de former des comités de coordination interne ou demander des assemblées générales.
Les comités de coordination
Les comités de coordination (CoCo) sont les équipes qui s’occupent de la gestion, de la prise de décision et des suivis d’une activité particulière et donnent des comptes au GANDALF. Ils s’occupent de coordonner une activité précise au sein d’UQAM Gaming. Par exemple, un comité pourrait se former pour organiser des activités de grande ampleur avec des partenaires externes ou pour faciliter la tenue d’activités fréquentes.
Les comités ne sont pas des structures définies au sein d'UQAM gaming. Ainsi, toute personne peut joindre ou quitter un comité à sa guise. Certains des comités présentement actifs incluent le comité de jeux de rôle et le comité de jeux de société.
Comment devenir membre actif?
Tu te pointes.
OK, pas exactement, mais en gros, c’est ça. N’importe qui, avec une carte d'étudiant de l'UQAM valide, qui se présente à un GANDALF ou à une assemblée générale trois fois de suite ou qui est admis à majorité simple durant un GANDALF est considéré comme un membre actif d’UQAM Gaming.
Les membres actifs ont le droit de vote dans les GANDALF et les assemblées générales.
Est-ce qu’on peut participer aux activités sans aller au GANDALF?
Oui, tout à fait! Les activités d’UQAM Gaming sont ouvertes à tout le corps étudiant.
Les « membres actifs » (les étudiantes et étudiants qui ont le droit de vote dans le GANDALF) ne représentent, au final, que les étudiantes et les étudiants qui souhaitent s’impliquer dans l’organisation d’activités pour UQAM Gaming.
Activité spontanée : Est-ce nécessaire de former un comité pour organiser des activités?
Non, pas du tout.
Vous pouvez profiter de la communauté UQAM Gaming pour, par exemple, trouver des joueuses et des joueurs avec qui jouer à votre jeu préféré, discuter de vos passions communes, organiser des petits événements internes, etc.
C'est ce qu'on appel les « activités spontanées ». Contrairement aux « activités officielles », qui sont organisées par des comités, UQAM Gaming agit principalement à titre de facilitateur.
RESSOURCES POUR ORGANISER UNE ACTIVITÉ
UQAM Gaming est un groupe étudiant officiel. Ainsi, il possède plusieurs ressources permettant à ses membres d’organiser des activités.
Ces ressources incluent:
- Un local
- Un accès à la location de locaux au sein de l’UQAM
- Un budget alloué par l’UQAM pour effectuer des activités
Notre local
Nous avons un local !
Il est situé au R-M255 et contient notamment des jeux de société, du matériel pour les jeux de rôle et un sofa. Plusieurs activités se produisent fréquemment à l'intérieur, notamment les soirées jeux de société et les parties de jeux de rôle.
Les membres du CA ont tous une clé et annoncent sur le serveur Discord lorsque le local est ouvert. Venez faire un tour entre deux cours!
Locaux de l'UQAM - Procédure de location
UQAM Gaming peut vous aider à louer des locaux sur le campus afin de vous aider à organiser vos activités en lien avec les jeux de toutes les sortes!
Procédure à suivre - Pour bénéficier de notre aide pour louer des locaux, simplement contacter l'Agent de liaison, qui sera responsable de réserver le local avec vous. Vous pouvez le contacter par message personnel sur discord (@mogsgaming) et lui communiquer vos besoins, soit le type d'activité que vous souhaitez organiser, votre échéancier et le nombre de places que vous avez besoin.
Conditions de location - Dans l'objectif de respecter les règles de l'UQAM et de créer des évènements qui nous aident dans nos objectifs, nous imposons certaines conditions à la location de locaux sous notre bannière.
- Liée à la mission d'UQAM Gaming - Votre activité doit avoir un lien avec les activités d'UQAM Gaming. Organiser une partie de jeu de rôles, jouer à des jeux vidéo et organiser des parties de jeux de société avec d'autres étudiantes et étudiants sont des exemples d'activités qui font partie de notre mission.
- Pour les étudiantes et les étudiants de l'UQAM : Votre activité doit être conçue pour des étudiantes et des étudiants de l'UQAM. Si les participantes et participants sont majoritairement de l'extérieur de l'UQAM, nous rejetterons ou annulerons votre location.
- Inclusivité : Nous priorisons les activités ouvertes à toutes les étudiantes et tous les étudiants. Vous pouvez, par exemple, louer un local avec nous pour jouer à des jeux de société avec votre groupe d'amis, mais nous donnons priorité aux évènements qui permettent à nos membres de participer. Par exemple, nous préférons louer un local à des gens qui invitent la communauté d'UG à jouer aux échecs plutôt qu'à un groupe de 4 joueuses et joueurs qui souhaitent jouer ensemble.
- Politique de harcèlement : Votre activité doit être un environnement sécuritaire pour toutes et tous. Nous annulerons les locations de locaux et expulserons les membres qui enfreignent à la Politique n°16: Politique visant à prévenir et à combattre le sexisme et les violences à caractère sexuel.
Financement - Budget pour les activités
Les budgets sont votés démocratiquement à l'assemblée générale annuelle. Il est possible que votre activité, ou votre projet, soit admissible dans l'un des postes de dépenses.
Il est important de vérifier avec le trésorier AVANT de faire toutes dépenses.